Petit à petit, les offices de propriété industrielle évoluent sur les formats à utiliser lors du dépôt d’une demande de brevet : ils sont de plus en plus nombreux à utiliser le dépôt en ligne dans un format à codage de caractères (« XML »).

Les États-Unis adoptent le format DOCX

Aux États-Unis, l’Office des brevets et des marques (USPTO) autorise le dépôt de demandes de brevet au format Open XML (DOCX) depuis septembre 2017.

Une étape supplémentaire sera franchie l’an prochain : afin de rendre attractif le dépôt au format DOCX, une surtaxe de 400 USD sera appliquée aux dépôts qui ne seront pas effectués dans ce format (i.e. au format PDF). De façon à laisser aux déposants plus de temps pour s’adapter, cette surtaxe s’appliquera à partir du 1er janvier 2023, et non au 1er janvier 2022, comme annoncé initialement.

Cette surtaxe ne concernera ni les brevets de dessin (Design Patents), ni les brevets de plante (Plant Patents), ni les demandes provisoires (Provisional Applications), mais uniquement les demandes définitives de brevet d’invention (Utility Patents).

La France pionnière en Europe

En Europe, l’Institut national de la propriété industrielle (INPI) fait figure de pionnier : depuis le 19 novembre 2018, il impose que le dépôt soit effectué en ligne, au format DOCX. Le cabinet LLR a d’ailleurs été à la pointe de l’utilisation du format DOCX, notamment en participant à faire évoluer le système prévu par l’INPI.

A contrario, le format DOCX n’est actuellement pas requis pour les demandes de brevets allemands ou britanniques.

A l’Office européen des brevets (OEB), le service de dépôt en ligne 2.0 a été lancé le 1er avril 2021 et le projet pilote de dépôt en ligne 2 .0, axé sur le dépôt au format DOCX, a été prolongé.

Pour le dépôt des demandes de brevet international (OMPI) enfin, le format dépend du bureau récepteur et du logiciel utilisé lors du dépôt. Les chiffres 2020 indiquent que le format dorénavant utilisé est XML est lorsque le dépôt est effectué via l’office japonais ou sud-coréen, mais reste PDF lorsque le dépôt est effectué via l’office chinois, l’USPTO, l’OEB ou directement auprès de l’OMPI.   

Bien que le format DOCX soit accepté pour les dépôts de demandes PCT, et permette une réduction de la taxe de dépôt internationale de 300 francs suisses, ce format n’est pas encore considéré comme un format « officiel » de dépôt des demandes. Aussi, le texte faisant foi, et qui définit la forme de la demande telle que déposée, demeure le document PDF généré à partir du document DOCX.

Le format DOCX : quelques éléments techniques

En termes techniques, rappelons tout d’abord que le format informatique d’un document DOCX est conforme à la norme ISO/IEC 29500 Office Open XML et que l’extension des noms de fichiers correspondants est .docx.

Comme tout document XML, un document DOCX comprend un certain nombre de balises sémantiques. Ces balises permettent le traitement automatisé du fichier, comme le rappelle, par exemple, la Notice INPI d’utilisation relative au format Office Open XML (.docx) mise à jour au 5 janvier 2021. Ainsi, un document DOCX de demande de brevet doit obligatoirement comporter les quatre balises : « Description », « Titre », « Revendications » et « Abrégé ». Peuvent s’y ajouter des balises conditionnelles, pour les tableaux, formules chimiques, formules mathématiques … Pour plus de précisions, on pourra se reporter au Guide INPI des bonnes pratiques de rédaction d’une demande de brevet ou de certificat d’utilité mis à jour au 5 janvier 2021.